چهارمین جلسه کارگروه سامانه یکپارچه الکترونیک امور آموزش (IDEA) با هدف بازنگری و بهینه‌سازی فرایندهای مرتبط با امور هیئت‌علمی، روز چهارشنبه ۱۴ مردادماه، در دفتر مدیریت مرکز مطالعات و توسعه آموزش پزشکی (EDC) برگزار شد.

این نشست با حضور جناب آقای دکتر وحیدشاهی (مدیر مرکز مطالعات و توسعه آموزش پزشکی)، جناب آقای دکتر امیرمازیار نیایی (معاون مرکز)، سرکار خانم دکتر عطایی (معاون امور هیئت‌علمی) و جناب آقای مهندس رضا شاه‌قدمی (مسئول کارگروه سامانه یکپارچه الکترونیک امور آموزش) تشکیل شد.

در ابتدای جلسه، دکتر وحیدشاهی با تأکید بر ضرورت پالایش، استانداردسازی و اصلاح فرایندهای آموزشی، بر لزوم بازنگری جامع تمامی فرایندها و ارائه بازخورد و اصلاحات لازم در سطح ادارات و واحدهای زیرمجموعه تأکید نمودند.

در ادامه، حاضرین به بررسی چالش‌ها و راهکارهای اجرایی پرداختند که از مهم‌ترین مصوبات و محورهای مورد تأکید این نشست می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• یکپارچه‌سازی مفاهیم: تدوین و تعریف دقیق اصطلاحات و واژگان تخصصی به‌کاررفته در فرایندهای واحدهای دانشگاهی.
• شفاف‌سازی گردش‌کار: تبیین دقیق سازوکار جریان مثبت و منفی درخواست‌ها (موافقت/مخالفت) و تدوین فرایند شفاف رسیدگی به اعتراضات (مکانیسم استیناف).
• تعیین پیش‌نیازها: شناسایی جامع داده‌ها و اطلاعات ورودی موردنیاز برای آغاز هر فرایند.
• شاخص‌گذاری و تصمیم‌گیری: مشخص‌سازی شاخص‌ها و معیارهای دقیق تصمیم‌گیری در هر مرحله از فرایند.
• پایش و نظارت سیستمی: تدوین سازوکارهای شفاف‌سازی مراحل و شناسایی تناقضات، تداخل‌ها و خلأهای اجرایی در فرایندها.
• نظارت اداری: طراحی و استقرار مکانیسم‌های نظارت اداری دانشگاه بر فرایندهای تفویض‌شده به واحدهای تابعه.

همچنین مهندس شاه‌قدمی، مسئول کارگروه سامانه IDEA، با اشاره به رویکرد تحول دیجیتال در آموزش، هدف نهایی این بازنگری را تعریف «شاخص‌های عملیاتی پایش و مداخله» عنوان کرد تا امکان دستیابی به بهبود مستمر و اصلاح پایدار فرایندهای اداری–آموزشی فراهم گردد.

در پایان نشست مقرر گردید مصوبات و اصلاحات نهایی در قالب بخشنامه‌ای رسمی به تمامی مراکز و دانشکده‌های تابعه دانشگاه جهت اجرا ابلاغ شود.